Une facture pro-forma est émise essentiellement en vue d’informer un client ou un tiers. Juridiquement, elle doit être assimilée à une offre. À l’inverse, le rôle de la facture définitive, une fois la commande passée, n’est pas d’informer mais bien de recevoir un paiement en contrepartie de la livraison d’un bien ou d’un service. On voit donc immédiatement la différence entre les deux documents vis-à-vis de l’administration de la TVA.

La facture pro-forma ne représente qu’une offre. Il est donc recommandé de limiter la durée de sa validité dans le temps. Dans certaines circonstances, il peut également être opportun d’indiquer que le prix mentionné sur la facture pro-forma a été calculé sur la base des informations dont le vendeur disposait au jour de l’émission de la facture. Ces précautions peuvent permettre au vendeur de conserver une certaine marge de manœuvre et de ne pas se retrouver lié, des mois plus tard, par des prix qui ne se retrouvent plus en adéquation avec l’évolution de la situation.

La facture pro-forma joue également un rôle lorsque des biens doivent être expédiés sans qu’un paiement ne soit exigé. C’est par exemple le cas lors de l’expédition de produits de démonstration ou d’échantillons, d’exportations temporaires, ou encore de livraisons gratuites de pièces au titre de garanties. Dans de telles hypothèses, les autorités douanières se basent en principe sur la facture pro-forma pour apprécier la valeur des marchandises envoyées.

Une autre fonction de la facture pro-forma consiste à servir de référence pour l’accomplissement de démarches préalables à la livraison de marchandises. L’acheteur se servira de la facture pro-forma pour mettre en place une assurance couvrant le transport ou pour obtenir les autorisations d’importation requises auprès des administrations compétentes.

L’effet de la facture pro-forma ne doit pas non plus être négligé lors des discussions relatives à l’application des conditions générales du vendeur plutôt que de l’acheteur. Afin de limiter les possibilités de contestation, il est recommandé pour le vendeur de faire référence à ses conditions générales déjà dans la facture pro-forma. Il est généralement admis dans les ventes internationales de marchandises que, pour que les conditions générales du vendeur soient applicables, il faut que l’acheteur ait raisonnablement pu prendre connaissance de ces conditions. Les conditions générales doivent donc être communiquées dès les premières étapes des négociations. Les documents préparatoires comme la confirmation de commande et la facture pro-forma devraient y faire référence.

Si la facture pro-forma est un document qui sera souvent utile, voire nécessaire, à l’acheteur, elle peut également servir les intérêts du vendeur, en permettant par exemple à ce dernier de prouver que les conditions générales du vendeur étaient bien incluses dans son offre.