Depuis 2011, le Smart City Expo World Congress se tient à Barcelone et s’est imposé comme le plus grand et le plus influent événement mondial consacré aux villes et à l'innovation urbaine. Chaque année, l’événement rassemble des dirigeants d'entreprises, de gouvernements et d'organisations des quatre coins du monde pour faire avancer les villes vers un avenir plus intelligent et durable. 

Les chiffres de participation de l’édition 2024 :

• 1150 exposants
• 632 Speakers
• 850 villes
• 25.771 visiteurs issus de 135 pays

Le salon Smart City Expo World Congress aborde des thématiques applicatives aussi variées que l’efficacité énergétique, la mobilité du futur, les infrastructures urbaines et logistiques, l’environnement, la sécurité, l’administration digitale, l’inclusion sociale, les ports intelligents et durables. 

En termes de technologies, ces thématiques sont notamment adressées via des solutions IA, IoT, SAAS, ERP, Data Management, connectivité, etc.

En participant au stand belge avec l’AWEX vous bénéficiez :

• Via votre inscription électronique et paiement effectif de votre droit de participation, vous disposez d’un comptoir d’exposition muni de tabourets, d’un visuel personnalisé et de votre logo ;  
• De la prise en charge par l’AWEX du design, de l’organisation et de l’entretien du pavillon belge ;
• De la mise à disposition d’un espace d’accueil commun et petit catering offert (soft drinks/café) ;
• Sur demande, de la connaissance du marché local et du soutien de l’équipe AWEX et de notre Conseiller Economique et Commercial à Barcelone ;
• D’une meilleure visibilité grâce au pavillon belge et de la possibilité de rencontrer d’autres exposants belges du même secteur.
• De la possibilité de participer à notre événement de networking Belgian Beer Time, l’occasion de rencontrer des professionnels du secteur (belges et locaux) afin d’élargir votre réseau. 

Remarques importantes : 

• Pour pouvoir inscrire votre entreprise au pavillon belge avec l’AWEX, il faut que celle-ci ait passé un diagnostic de maturité (DM) dont le résultat final doit être égal ou supérieur à 50%. Ce diagnostic est réalisé par les account managers des 6 centres régionaux de l’AWEX. 

• Conformément à notre nouvelle approche clientèle, une priorité sera toutefois accordée aux entreprises à Haut potentiel d’internationalisation disposant d’un Passexport. 

• A noter que pour les entreprises dont le résultat au DM est inférieur à 60 %, l’accès aux stands mis en place par l’Awex est limité aux pays/zones géographiques mentionnés dans leurs Programmes d’accompagnement personnalisé respectifs. 

• Conformément aux conditions générales de l’AWEX relatives aux « pavillon de prospection », la participation de chaque exposant sera rendue effective par l’acquittement du droit d’inscription non récupérable de : 

1. Moins de 10 personnes ETPS – 600 euros HTVA
2. De 10 à 49 personnes ETPS – 1200 euros HTVA
3. De 50 à 249 personnes ETPS – 1800 euros HTVA
4. Plus de 249 personnes ETPS – 3000 euros HTVA

• Selon les surfaces qui seront octroyées, si le pavillon devait être complet avant la fin de la date limite d’inscription, les demandes seraient enregistrées sur liste d’attente. 

• Afin de gérer le plus efficacement possible l’organisation de la surface d’exposition réservée aux entreprises wallonnes, l’AWEX se réserve le droit, sur base des dossiers de demande, de décider de l’octroi définitif des emplacements et de la superficie pour chaque exposant au sein du pavillon. 

• Un formulaire d’évaluation vous sera adressé par courriel d’une part à l’issue du salon, et d’autre part à échéance de 6 mois pour nous faire part de vos perspectives de développement suite à votre participation. 

• L’entreprise s’engage en outre à assurer la présence obligatoire sur stand (qui ne peut rester vide) d’un délégué de chaque société participante, et ce pendant toute la durée du salon et à répondre au questionnaire d’évaluation. 

• Enfin, dans le cadre de l’évolution des réglementations en matière de responsabilité sociétale des entreprises et de (bonne) gouvernance, nous vous invitons à consulter l’outil gratuit d’analyse de risque RSE dans la supply Chain https://www.mvorisicochecker.nl/en ainsi que le site de l’organisation internationale non gouvernementale, Transparency International :        https://www.transparency.org/en/cpi/2024. 

Important, les frais suivants restent à charge des participants en sus des frais d’inscription ci-dessus :

• Un pack individuel « co-exhibitor fees » imposé par les organisateurs d’un montant total de 450 Euros vous sera facturé par l’AWEX en même temps que votre droit d’inscription. L’AWEX se chargera de rétrocéder à l’organisateur FIRA, ces frais qu’ils nous ont imposés. Le pack comprend le référencement sur le catalogue digital du salon et son APP + 2 invitations Full Congress Pass + 20 invitations Expo Pass + 2 Exhibitor Pass (avec accès conférences inclus) + l’accès à votre propre « Espace Exposant » sur la plateforme du salon afin de gérer les divers aspects de votre participation. 

• Suivant disponibilité, les m² supplémentaires éventuels au prix de 650 euros HTVA/m² ; 

• L’envoi du matériel promotionnel ; 

• Les frais d’engagement de personnel local (traducteur, chauffeur, etc.) ; 

• Les frais de déplacement (avion et déplacements locaux), de logement et de subsistance du ou de ses délégués ;
• Les frais de location du matériel supplémentaire pour votre espace, notamment écrans TV ;

Les frais de participation à tout évènement organisé en marge du salon et non inclus dans votre package de base (conférences, évènement de networking, etc.).

Afin d’identifier des contacts porteurs, il vous est également loisible de faire appel au Réseau des Conseillers économiques et commerciaux de l'AWEX dans le monde et en particulier à notre bureau de Barcelone et service géographique en charge de la zone Europe Hors Voisins à Bruxelles. 

Monsieur Gilles PHILIPPART de FOY, Conseiller économique et commercial à Barcelone (Espagne)

+34 619 302 704

barcelone@awex-wallonia.com 

Monsieur Patrick LEFEBVRE, Area Manager Espagne, Grèce et Portugal

p.lefebvre@awex.be

Notre département sectoriel, en particulier notre collègue en charge du volet digital/numérique Monsieur Guy VANPAESSCHEN, Digital Economy Business Developer est également à votre disposition pour vous accompagner de manière plus spécifique dans vos démarches à l’international. 

Monsieur Guy VANPAESSCHEN, Digital Economy Business Developer

g.vanpaesschen@awex.be

Notre département SEP, Service Protocole ET Events est également à votre disposition, en particulier notre collègue Caroline MORES pour vous accompagner dans toutes vos démarches pratiques liées à votre participation.

Madame Caroline MORES, Project Manager SEP

c.mores@awex.be

Veuillez noter que préalablement à l’inscription à l’action par formulaire électronique, vous serez invité à approuver les conditions générales d’accès et de collaboration de l’AWEX dans le cadre de la nouvelle approche clientèle de l’AWEX. 

Après avoir lu les conditions générales de participation aux collectivités d’entreprises, veuillez envoyer votre demande de participation par le biais du formulaire électronique avant le 30 juin 2025au plus tard. 

Gilles PHILIPPART de FOY, en charge de ce dossier (tél. : +34 619 302 704 - barcelone@awex-wallonia.com) se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.